*ENGLISH VERSION COMING SOON*

Fra Excel til moderne task management. Coop’s afdeling for intern revision viser vejen ind i fremtiden, hvor data og rapporter er grundlaget for effektivisering og målrettede indsatser.

Flemming Lindblad er Teamchef i Coop’s Økonomiafdeling, som gennem intern revision sørger for, at koncernens butikker overholder alt fra landets love til kædens interne regler. Som Teamchef står han ikke for den praktiske udførelse af butiks-audits, men leder i det daglige 15 butikskonsulenter / interne revisorer.

Her får du indblik i, hvordan Flemming Lindblad bruger Instore Excellence’s task management system til bl.a. at målrette deres indsats samt spare tid.

“Nu kan jeg se det på 6 sek.”

Før implementeringen af Instore Excellence’s task management system brugte Coop’s Teamchefer og butikskonsulenter Excel til at samle og analysere data fra butikkerne.

“Excel var ikke et super innovativt værktøj, og det opfyldte ikke vores behov,” fortæller Flemming Lindblad, “Instore Excellence er et rigtig godt alternativ til en hæderlig pris.”

Oversat fra godt jysk betyder det; en rigtig god pris!

“I vores gamle verden skulle jeg manuelt gå ind på hver enkelt butik, som hver havde sit eget regneark. Så når jeg skulle identificere de rigtige steder at sætte ind, skulle jeg bruge lang tid på at uddrage den nødvendige data. Nu kan jeg se det på ca. 6 sekunder. Det er en markant effektivisering af min arbejdsgang! Derfor kan det rent økonomisk også godt betale sig med et sådant system,” forklarer Flemming Lindblad.

Teamchefens krav til systemet

Det er primært Flemming Lindblads butikskonsulenter, som kommunikerer med Instore Excellence, men som han siger:

“Jeg hører intet brok fra mit team, så det er en indikator på, at samarbejdet kører rigtig godt.”

Men hvad har Flemming Lindblad som Teamchef så brug for, at et task management system skal kunne? For ham handler det primært om afrapportering og brugbar statistik. Helt lavpraktisk får han tilsendt en ugentlig rapport med overblik over, hvilke butikker der har haft besøg samt hver butiks ugentlige score.

“Systemet er et glimrende værktøj til afrapportering, som jeg kan bruge aktivt i mit arbejde. Jeg kan se, hvor langt butikskonsulenterne er med de besøg, de laver. Det gør mit arbejde langt nemmere, fordi jeg ved, præcis hvad jeg skal følge op på. Jeg kan også se statistik på, hvilke kæder der har hvilke problemer eller udfordringer, således at vi kan sætte målrettet ind,” forklarer Flemming Lindblad.

Han fremhæver dertil, at fleksibilitet og hurtighed også centrale krav til systemet:

“Mange andre databaser er tunge og omstændige. Men Instore Excellence systemet er meget fleksibelt og har mange muligheder, som kan tilpasses vores behov nu og løbende. Det er vigtigt, fordi vi har en meget omskiftelig hverdag, så det er rart, at vi har mulighed for at lave quickfixes og hurtige ændringer. Større ændringer – som programmering af helt nye funktioner – kan selvfølgelig godt tage lidt længere tid. Men kommunikationen er altid god, og Instore Excellence er meget lydhøre og villige til at opfylde vores ønsker til systemet.”

Data betyder mindre ressourcespild

Task management systemet bliver også brugt som et redskab til bekæmpelse af ressourcespild – simpelthen fordi overblikket over de store datamængder giver Teamchefen mere præcise indsigter.

“Et konkret eksempel er fra discountkæden Fakta. Ved et butiksbesøg tjekker vi bl.a., om der ligger personalekort på kontoret, hvilket der ikke må. Jeg kan se i systemet, at det er et generelt problem i alle Fakta-butikkerne – og altså en udfordring som skal adresseres nationalt og ikke lokalt. Men kan vi efter 3 mdr. med målrettet indsats konstatere, at der stadig ikke er gjort noget ved problemet fra butikkernes side, så ved vi, at vi ikke skal bruge flere ressourcer på det område,” siger Flemming Lindblad og fortsætter:

“På den måde hjælper systemets data os med 1) at lokalisere udfordringer, og 2) at prioritere hvor vi bruger vores ressourcer bedst muligt, så vi ikke spilder vores tid.”

Store planer for fremtiden

Lige nu er Coop’s Økonomiafdeling ved at opbygge større og større datamængder i Instore Excellence systemet samt tilføje flere funktioner. Begge dele er med til at skabe en meget detaljeret historik på hver enkelt butik og kæde.

Ifølge Flemming Lindblad er målet at danne så nøjagtig statistik, at Teamcheferne altid ved, præcis hvor de skal sætte ind – både i de enkelte kæder og på landsplan. Men han har flere planer for fremtiden. For står det til ham, skal flere afdelinger i koncernen begynde at bruge samme system for at høste fordelene ved samlet data og kommunikation.

“Jeg vil gerne have systemet ind i flere dele af vores forretning, således Salgschefer, Intern Revision og Fagchefer allesammen bruger den samme platform. På den måde ville vi kunne samle al data, opgaver og kommunikation ét sted. Det ville effektivisere vores arbejdsgange yderligere, skabe overblik samt sikre at data eller vigtig information ikke går tabt i f.eks. fyldte mail-indbakker, eller hvis en butik får ny butikskonsulent eller -chef tilknyttet,” forklarer Flemming Lindblad.

Da han bliver spurgt om, hvem han vil anbefale systemet til, er han også klar i spyttet:

“Jeg synes, det er et super fedt system – og der er store fremtidsudsigter. Jeg vil derfor anbefale systemet til alle, som sidder i en lignende stilling som jeg. Både Teamchefer, Salgschefer, Intern Revision og Fagchefer.”

“Det gør mit arbejde langt nemmere, fordi jeg ved, præcis hvad jeg skal følge op på.” […] “Systemet hjælper os med at lokalisere udfordringer, og prioritere hvor vi bruger vores ressourcer bedst muligt.”

Flemming Lindblad

Teamchef, Coop Danmark