*ENGLISH VERSION COMING SOON*

Coop brugte før tunge Excel-ark, når deres butikskonsulenter og Teamchefer skulle gennemføre intern revision. Takket være bl.a. agil dataindsamling og automatiserede rapporter har koncernen nu skabt en langt mere effektiv og datadrevet hverdag.

Henrik Buch Nielsen er Butikskonsulent hos Coop og har til daglig ansvaret for at lave kontroller og opfølgning i 90 butikker. Han hører under Koncern Økonomi og Service, og sammen med 14 andre konsulenter sikrer han, at Coop’s butikker overholder landets lovgivning og regler (f.eks. revision og skattelovgivning) samt koncernens interne regler. Her fortæller han om, hvordan moderne task management har ændret hans daglige arbejde.

Fra Excel til moderne task management

Før Coop’s samarbejde med Instore Excellence arbejdede Henrik Buch Nielsen og hans kollegaer i Excel, og hvor de samlede al deres data. Men mulighederne i Excel levede ikke op butikskonsulenternes behov.

“Førhen sad jeg med 90 separate Excel-ark – ét for hver butik. Det samme gjaldt for mine kollegaer. Udfordringen var, at vi ikke kunne sammenligne data og se, hvordan det egentlig gik,” fortæller Henrik Buch Nielsen.

Nu er alle butikker og al data samlet i ét task management system. Det var Henrik Buch Nielsen, som tog initiativet til at opgradere det gamle system. Ifølge ham var én af de afgørende faktorer for valget af samarbejds- partner, at Instore Excellence bruger Microsoft Office-pakken.

“Mange andre, som tilbyder lignende systemer, bruger html-kodning, og det er langt sværere at trække data ud fra,” forklarer han.

Driftsikkerhed, dataindsamling og statistikker

Så hvad skal et task management system kunne for at være et effektiv redskaber i hænderne på Coop’s butikskonsulenter?

“Det er selvfølgelig afgørende, at systemet er driftsikkert, og her har vi ingen problemer haft overhovedet. Derudover er det helt grundlæggende, at systemet kan samle den data, som vi er ude og indhente – og derfra omdanne data til statistik, vi kan bruge til at effektivisere vores og butikkernes arbejde,” siger Henrik Buch Nielsen og fortsætter:

“Systemet skal altså kunne udtrække brugbare statistikker baseret på dataindsamlingen fra butikkerne. Jeg kører ud til 90 butikker, men der er over 1.100 Coop-butikker på landsplan. Så systemet skal gøre det muligt for mig at se, hvad mine kollegaer laver, så vi kan sammenligne vores resultater og effektivisere på tværs. Nogle butikker gør måske noget ekstra godt, eller én kollega har måske en ekstra god metode. Med Instore Excellence har hele koncernen pludselig adgang til denne data.”

Den praktiske brug af systemet

Grundlaget for dataindsamlingen er standardiserede surveys, som er udarbejdet i samarbejde med Instore Excellence – ført direkte over fra Coop’s gamle system. Men hvordan anvender butikskonsulenten systemet helt praktisk i sit arbejde?

“Når jeg er ude i butikkerne til kontrol, bruger jeg en bærbar PC, hvorfra jeg har direkte adgang til Instore Excellence’s applikation – helt simpelt via Google Chrome. Jeg laver så kontrollen i den pågældende butik, og gennemgår bagefter resultaterne med butikschefen. Herefter sender systemet automatisk en rapport. Det vil sige, at når jeg kommer hjem til kontoret, ligger alle de data, jeg skal bruge, allerede klar – både fra mine egne og koncernens øvrige butikker,” forklarer Henrik Buch Nielsen.

NB: Samme funktionalitet er mulig via en iPhone og en Android app.

Coop får automatisk forskellige rapporter fra systemet; en ugentlig rapport fra alle butikker, en rapport over hvad der foregår på landsplan, samt en rapport til intern benchmarking.

Som Henrik Buch Nielsen beskriver, bliver dataen fra rapporterne samlet i systemet, analyseret og omdannet til statistikker, hvorfra Butikskonsulenter og Teamchefer kan identificere udfordringer og indsatsområder.

Data sikrer tidsbesparelser

Samarbejdet med Instore Excellence har, ifølge Henrik Buch Nielsen, gjort, at butikskonsulenterne i dag har en helt anden hverdag.

“Datamængden og automatiseringen betyder, at jeg nu kan udtrække data på enhver butik i real time, og sammenligne f.eks. specifikke spørgsmål med specifikke kæder. Jeg kan altså gå ind og se, hvor det går godt, og hvor det ikke gør – og se om det f.eks. er et nationalt eller lokalt problem,” forklarer Henrik Buch Nielsen og fortsætter:

“Jeg kommer altså ikke til at banke en lokal butik i hovedet med et problem, som kun opstår i en anden region eller kæde. På denne måde har vi langt mere føling med, hvad der sker hvor i koncernen. Det er ikke en overdrivelse at sige, at det har effektiviseret mit arbejde betydeligt,” siger Henrik Buch Nielsen.

Systemet effektiviserer også hans arbejde gennem ren og skær tidsbesparelse. Bl.a. er mange punkter i butikskonsulenternes surveys blevet fjernet, da de ud fra den nye datamængde kunne se, at det ikke var problemområder. Og får en butik en score på under en vis procent, så autogenererer systemet et nyt butiksbesøg i kalenderen hos den ansvarlige butikskonsulent.

Hurtig implementering

Implementering af nye IT-systemer kan lyde tungt og langsomt, men det er ikke Henrik Buch Nielsens oplevelse med Instore Excellence. Ifølge ham er det en fordel, at Instore Excellence er en mindre – og derfor mere agil – virksomhed.

“I forhold til implementeringen af hele den nye proces har Instore Excellence været en god samarbejdspartner. De er generelt uhyre hurtige! Har vi på et internt møde besluttet et nyt tiltag, oplever vi tit, at Morten allerede har implementeret vores ønske samme dag eller dagen efter. Det er mere os, som er bremseskoen på det punkt,” siger Henrik Buch Nielsen og griner.

Han oplever, at samarbejdet med IT-virksomheden har været en stor succes, fordi teamet bag Instore Excellence både er gode til at komme med forbedringsforslag og gode til at sætte sig ind i butikskonsulenternes behov.

“Vi har en god ping-pong, og både Morten og Claus er meget kompetente. De har været lynhurtige til at sætte sig ind i behovene i vores afdeling. F.eks. skal systemet kunne mere end at sætte et kryds. Da kasseeftersyn er en del af vores kontrol, skal systemet også kunne lægge tal sammen. Det var ikke del af det oprindelige system, men det blev det hurtigt, fordi vi bad om det.”

Fremtiden er bl.a. Geocaching

Det næste, Coop og Instore Excellence arbejder på, er en stamdata-oversigt på de enkelte butikker – såkaldt Geocaching. Det vil sige, at butikskonsulenterne får adgang til et Danmarkskort med overblik over alle Coop’s butikker.

“Står jeg i Hvide Sande og er blevet færdig to timer før tid, kan jeg optimere min tid ved at se hvilke butikker i nærområdet, der ikke har haft besøg længe,” forklarer Henrik Buch Nielsen, som lyder begejstret over at være en del af holdet, som innoverer hans arbejdsområde.

Til spørgsmålet om han vil anbefale Instore Excellence til andre, er svaret også entydigt:

“Helt klart! Samarbejdet har lettet min hverdag betydeligt. Det har frigjort ressourcer, fordi vi kan sætte ind de rigtige steder på baggrund af data.”

“Det er ikke en overdrivelse at sige, at det har effektiviseret mit arbejde betydeligt.” […] “Det har frigjort ressourcer, fordi vi kan sætte ind de rigtige steder på baggrund af data.”

Henrik Buch Nielsen

Butikskonsulent, Coop Danmark