*ENGLISH VERSION COMING SOON*

Er det en del af dit eller dit teams arbejde at gennemgå fysiske lokationer med henblik på at sikre højere standarder? Hvis ja, så er denne case noget for dig!

Certificeringer findes i mange virksomheder, de har mange formål, og de bliver udført på mange måder. Men uanset om der er tale om Smiley-ordninger, certifikater eller pointsystemer, så er der helt sikkert tid, penge og højere performance at hente i selve certificeringsprocesserne.

Allan Nørgaard er Kvalitetskoordinator hos Aktieselskabet CARL CHRISTENSEN (CAC), og udførelse af certificerings- processerne er en stor del af hans arbejde.

Her fortæller han om sine erfaringer med at gå fra Excel til et digitalt, datadrevet system – og hvilke effektiviseringer han har oplevet.

Certificeringsprocessen i CAC

Allan Nørgaards arbejde består bl.a. af at køre uanmeldt ud til de værksteder, som er en del af CAC. Her laver han de gennemgange, som munder ud i forskellige grader af certificeringer. Værksteder får forskellige fordele, alt efter om de har guld, sølv eller bronze, og derfor er det i værkstedets interesse at score højt.

“I analysen ser jeg på værkstederne både ud fra et kundeperspektiv og ud fra et virksomhedsperspektiv – altså alt fra oprydning og kommunikation til virksomhedsoptimeringer og markedsføring,” siger Allan Nørgaard.

En gennemgang består af tre dele:

  1. Før besøget: Gennemgang af markedsføringen såsom kundetilfredshed, stjerner og anmeldelser på Google.
  2. Før besøget: Gennemgang af rapporten fra sidste besøg.
  3. Selve besøget: Gennemgang af værkstedet, dialog med mester og certificering.

Indholdet i en gennemgang er i dag den samme som tidligere. Men efter at virksomheden begyndte at samarbejde med SaaS-udbyderen, Instore Excellence, er Allan Nørgaards arbejde alligevel blevet betydeligt lettere.

Fra print til digitale certificeringsprocesser

Før samarbejdet med Instore Excellence brugte Allan Nørgaard Excel, når han skulle lave certificeringsprocesserne. Han lavede skemaer med de punkter, han skulle gennemgå med værkstederne, og printede så ud inden hvert besøg.

“Det var et stort arbejde, når jeg kom hjem til kontoret igen, fordi jeg manuelt skulle taste al dataen ind. Især når jeg havde taget billeder som dokumentation, var det tidskrævende, fordi jeg pga. IT-sikkerhed var nødt til at gennemgå den helt store proces for at få billederne ind i dokumenterne,” siger Allan Nørgaard.

Det var Allan Nørgaards initiativ at skifte til den applikations- og Cloud-baserede løsning, som Instore Excellence tilbyder.

Det betyder, at han i dag kan tilgå alle skemaerne, han bruger i sit arbejde, direkte fra sin iPad.

“Digitaliseringen har gjort mit arbejde betydeligt nemmere! Alene det, at jeg nu kan uploade billederne direkte i app’en, er i sig selv er en kæmpe befrielse og tidsbesparelse. I dag kan jeg afslutte 80% af mit arbejde ude på værkstederne, og værkstedsejerne kan få svaret på certificeringen med det samme,” fortæller Allan Nørgaard.

Håndgribelige resultater

Ifølge Allan Nørgaard har de mærket overgangen fra Excel til Instore Excellence bærer frugt på mange områder:

1. “Det mest afgørende resultat er helt klart tidsbesparelsen. Den betyder, at vi når ca. 20 certificeringer mere på årsbasis.”

2. “Vi har fået bedre styr på certificeringsprocessen. Både i forhold til selve fundamentet og de uskrevne brancheregler – men også i forhold til løbende implementering af nye ting som f.eks. GDPR-regler.”

3. “Skemaerne er langt mere systematiserede nu med god mulighed for løbende opfølgning. Det betyder, at vi nemmere kan følge op på de ting, vi aftaler med værkstederne.”

4. “Generelt fungerer de gennemarbejdede skemaer som en rigtig god baggrund til at få en god snak om hverdagen på værkstederne – og derigennem får jeg bedre indblik i, hvad der fungerer godt, og hvad der skal optimeres.”

5. “Ikke mindst så ser man mere seriøs ud, når man står med en iPad,” smiler Allan Nørgaard.

CAC bruger Instore Excellence på andet år nu, og derfor foreligger der endnu ikke data nok til at lave større analyser, men der er planer for fremtiden.

“Lige nu har vi to rapporter på hvert værksted, men efter næste år begynder vi at have data nok til at lave større benchmarkings osv. Det bliver et rigtig godt redskab, fordi dataen giver os mulighed for at danne os et bedre overblik og sætte ind de rigtige steder,” afslutter Allan Nørgaard.

“Digitaliseringen har gjort mit arbejde betydeligt nemmere! Alene det, at jeg nu kan uploade billederne direkte i app’en, er i sig selv er en kæmpe befrielse og tidsbesparelse.” […] “I dag kan jeg afslutte 80% af mit arbejde ude på værkstederne.”

Allan Nørgaard

Kvalitetskoordinator, Aktieselskabet CARL CHRISTENSEN